Ser uma pessoa organizada faz diferença tanto no âmbito pessoal quanto no profissional, para ter controle do tempo e melhor qualidade de vida. E quando essa organização abrange o mundo virtual, facilita o acesso às informações importantes. É o que afirma o consultor de Tecnologia da Informação Denys Lessa, que ministrou uma palestra sobre Organização Digital, em Aracaju, realizada pelo sistema Fecomércio/SE e a Melhor Cada Dia.

Foto: Alexandre Wendel

Segundo o consultor, da mesma forma que se deve organizar a casa, os armários e escritórios, isso também vale para a área virtual, no dia a dia das pessoas e para qualquer profissional, principalmente no mundo dos negócios.

“A organização digital é a versão virtual da organização física, importante para conseguir recuperar informações de forma rápida e sem estresse. Costumo dizer que você só organiza porque vai precisar recuperar essa informação depois, senão jogaria fora. Se a informação não tiver organizada adequadamente, você vai gastar seu tempo e ficar estressado”, diz Lessa.

No momento atual, em que um grande número de informações é gerado a todo o tempo e em poucos minutos, a organização digital, de acordo com Denys Lessa, tem sido fundamental. Uma parte disso se refere ao armazenamento de arquivos digitais, como documentos, imagens, vídeos, entre outras áreas.

“Organizar não é apenas arrumar, é colocar processos para que as coisas funcionem da melhor maneira e você consiga recuperar rapidamente. Por exemplo, email que é ainda muito utilizado, gasta o tempo de pessoas para o processamento da informação que chega. Através de regras em aplicativos de email você pode fazer com que aquela mensagem já caia no local correto e você economiza tempo para o armazenamento. A digitalização de documentos também é importante, além de evitar desperdício de espaço físico com papel”, explica.

Pequenos hábitos podem facilitar no processo da organização. Ele aconselha que as pessoas comecem com coisas simples, definindo o tempo e a quantidade necessária. “Não tente digitalizar, por exemplo, todo o histórico de documentos que tem de uma única vez, porque vai desistir. Comece com o que está chegando agora e o que é imediato porque vai motivar a continuar”, afirmou Lessa, acrescentando que um profissional especializado pode auxiliar neste processo.